Conseils utiles

Apprenez l'étiquette du téléphone

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Les appels téléphoniques font partie intégrante de la communication d’entreprise. Une partie importante des contacts officiels avec les partenaires, les responsables et les clients se déroule précisément par téléphone. Une utilisation appropriée des capacités téléphoniques est très efficace pour gagner un temps précieux. Cependant, l'ignorance de l'étiquette téléphonique cause un préjudice irréparable à la réputation et à l'image d'un homme d'affaires.

Les exigences de base de l'étiquette téléphonique sont simples.

Lorsque vous négociez un appel, vérifiez toujours quand il est plus pratique de le faire. Après avoir composé le numéro, ne tenez pas le combiné trop longtemps si personne ne répond à l’autre bout du fil. Le temps d'attente maximal est de six bips. Si vous avez demandé à l'employé ou au secrétaire de joindre la personne qui vous intéresse, vous devez être prêt à participer à la conversation à tout moment.

N'oubliez pas de dire bonjour. Toujours et avec tout le monde. Les psychologues recommandent de dire: "Bon après-midi!" Plutôt que "Bonjour!", Comme le dernier mot a plus de consonnes. Dire «Bonjour!» Et «Bonsoir!» N'est également pas conseillé: nous avons une journée de travail.

Après le message d'accueil, invitez la personne qui vous intéresse au téléphone, puis présentez-vous: celui qui appelle est le premier à se téléphoner. Il est permis de ne pas vous appeler s'il n'y a pas d'abonné sur place avec qui vous devez parler. Vous pouvez demander quand il sera en place ou demander quelque chose à lui transmettre.

Ne demandez pas: "Qui êtes-vous?" Et quel est votre numéro? », Mais il est possible de préciser si vous avez composé le numéro correctement et si vous avez appelé où vous le souhaitez. Si vous faites une erreur avec le numéro, spécifiez immédiatement si c'est le numéro dont vous avez besoin lors de la prochaine série. Si la conversation a été interrompue pour des raisons techniques, l'initiateur de la conversation doit rappeler.

Un appel téléphonique doit respecter les exigences de brièveté. N'oubliez pas: le temps, c'est de l'argent! La durée recommandée d'une conversation professionnelle ne dépasse pas cinq minutes. Ce sera très gentil de votre part si au début de la conversation vous demandez si la personne à qui vous parlez a le temps et dans quelle mesure. S'il est occupé, présentez des excuses et demandez quand il est préférable de rappeler.

Lorsque vous répondez à un appel téléphonique, vous devez le prendre avant le quatrième ou le cinquième appel, idéalement - après le second. Des réponses telles que “Oui!”, “Bonjour!”, “J'écoute!” Sont inacceptables dans un contexte officiel. Le monde des affaires vous recommande de créer un script des premiers mots de bienvenue en fonction des spécificités de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de donner un nom de famille, en vous limitant à la désignation de votre poste ou du département de l'entreprise. Il est important que la personne qui a composé votre numéro comprenne exactement où elle a appelé et qui lui parle. Si on demande à votre collègue d’appeler, il est indécent de savoir qui le lui demande.

Si vous êtes très occupé, il est préférable d’éteindre le téléphone ou de demander à la secrétaire de répondre. Si un client ou un visiteur se trouve dans votre bureau, la communication avec lui est sans aucun doute une priorité. Vous ne devez répondre à l'appel que pour savoir qui vous appelle et vous indiquer quand vous pouvez rappeler, ou demander à la personne de laisser votre numéro et de lui promettre de le rappeler plus tard. Si vous avez des visiteurs et que vous avez besoin d'appeler, excusez-vous et essayez de faire en sorte que l'appel soit le plus bref possible.

À égalité de conditions, celui qui a appelé termine la conversation. Lorsque vous parlez avec le patron, l'initiative de mettre fin à la conversation doit venir de lui. (Soit dit en passant, une femme qui a le même privilège a le même privilège). Si la conversation s'éternise, vous pouvez résumer en utilisant les expressions suivantes: «Je pense que nous avons discuté de toutes les questions», «Merci d'avoir pris le temps pour moi», etc. Essayez de ne pas être impatient, laissez une impression agréable sur vous-même.

Faire des appels officiels à la maison ou sur votre téléphone portable personnel est considéré comme une mauvaise forme. Les hommes d’affaires ayant une bonne réputation devraient être à temps pour faire leur travail pendant les heures de travail. Si votre partenaire commercial vous a fourni votre numéro de téléphone personnel ou mobile et vous a autorisé à appeler à tout moment, vous ne devez pas le prendre à la lettre. En cas d'accord préalable ou de circonstances extrêmes, vous pouvez bien entendu appeler après les heures normales de travail, mais un tel appel devrait être l'exception et non la règle. Pensez-y cent fois avant d'appeler trop tôt le matin ou tard le soir. Pour que vous puissiez appeler avant 8 heures et après 23 heures, au moins un incendie doit se produire.

Et surtout, soyez toujours amical. Après tout, les fils téléphoniques peuvent transmettre un regard sombre, une expression faciale contrariée et un sourire amical.

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